FAQ

Spis treści

1. Ustrój RKN

  1. Co należy do zadań Rady Kół Naukowych?
  2. Jakie w szczególności obowiązki spoczywają na Prezydium Rady Kół Naukowych?
  3. Jak często odbywają się Zgromadzenia Prezesów RKN-u? Kto w nim może uczestniczyć?
  4. Czym zajmuje się Komisja Rewizyjna RKN-u?
  5. W jaki sposób Koło może otrzymać środki finansowe od RKN-u?
  6. Jakie inne rodzaje wsparcia oferuje RKN?
  7. Kto odpowiada za stronę internetową RKN-u?

2. Finanse i dofinansowania

  1. Co to jest preliminarz?
  2. O jak dużą sumę środków pieniężnych może ubiegać się Koło?
  3. Jak wyglądają kwestie praktyczne (proceduralne) po przyznaniu środków?
  4. Co to jest „zasada jawności finansów” RKN oraz „zasada sprawozdawczości”?
  5. Co to jest rozliczenie merytoryczne i finansowe projektu? Jak je zrobić?
  6. Do kiedy muszę zrobić sprawozdanie merytoryczne i rozliczenie finansowe projektu?
  7. Co się stanie, jeśli nie zrobię rozliczenia projektu w terminie?

3. Koło: rejestracja i ustrój

  1. Jak zarejestrować Koło na WPiA UW? Wiadomości ogólne
  2. Wymogi do założenia organizacji studenckiej z siedzibą przy WPiA UW
  3. Obowiązki organizacji studenckich
  4. Co to są „koła widma”?
  5. Co zawiera Regulamin (standardowy) Koła?
  6. Co to jest zarząd Koła, co to jest komisja rewizyjna?

4. Praktyka

  1. Jak skutecznie zarządzać Kołem?
  2. Rola Opiekuna Koła. Czy może być kilku Opiekunów?
  3. Jak zapewnić „długowieczność” Koła?
  4. Jak przyciągnąć nowych członków do Koła?
  5. Co zrobić, jeśli inne Koło Naukowe podejmuje działania wchodzące w zakres tematyczny mojego Koła? Czy mogę temu jakoś przeciwdziałać?
  6. Jak skutecznie zaprosić gościa na spotkanie Koła?
  7. Czy organizacja obozu/wyjazdu przez Koło to trudna sprawa? Co zrobić, by się udało?
  8. Jak wynająć salę na terenie Uniwersytetu/Wydziału?


1. Ustrój RKN

1. Co należy do zadań Rady Kół Naukowych?

Zgodnie z art. 6. Regulaminu Rady Kół Naukowych, celem Rady jest koordynacja współpracy między Kołami, w szczególności:

  • podział środków przeznaczonych przez Dziekana Wydziału Prawa i Administracji na Koła,
  • wymiana poglądów i doświadczeń,
  • organizowanie konferencji i spotkań Kół,
  • informowanie o działalności Kół,
  • doradztwo i pomoc Kołom oraz studentom zakładającym Koła,
  • współpraca z Samorządem Studentów UW i Samorządem Studentów WPiA UW,
  • reprezentacja wspólnych, ustalonych interesów Kół, wykonywanie pozostałych zadań przewidzianych niniejszym regulaminem.

2. Jakie w szczególności obowiązki spoczywają na Prezydium Rady Kół Naukowych?

  1. Zajmowanie się sprawami nie należącymi do kompetencji innych organów.
  2. Najpóźniej do końca października każdego roku Prezydium zobligowane jest do przedstawienia Zgromadzeniu Prezesów planu działania na bieżący rok akademicki.
  3. Prezydium Rady Kół Naukowych ma obowiązek dbania o właściwe dysponowanie dotacjami, oraz baczenia, aby zostały wykorzystane wszystkie dostępne środki.
  4. Organizuje podziały środków pieniężnych oraz decyduje o przyznaniu i wysokości kwot na poszczególne wnioski.
  5. Do 20 listopada określa w drodze uchwały wzór preliminarza planowanych wydatków Kół Naukowych w przyszłym roku kalendarzowym.
  6. Wykonywanie Regulaminu RKN, uchwał Zgromadzenia Prezesów i innych aktów prawnych oraz realizacja zasady jawności finansów RKN.
  7. Sporządzanie zestawienia planowanych wydatków Kół i przedstawianie go Dziekanowi najpóźniej miesiąc po ustaleniu wysokości środków przyznanych przez Dziekana na studencki ruch naukowy w danym roku budżetowym.
  8. Niedopuszczanie do uczestniczenia w podziale środków w kolejnym roku budżetowym lub zawieszenie przyznanych środków w roku budżetowym Kołu, które nie przygotowało i nie złożyło sprawozdania merytorycznego i rozliczenia finansowego w terminie 30 dni od zakończenia projektu na który przyznano środki finansowe.
  9. Dokonywanie oceny merytorycznej planowanej aktywności Kół Naukowych na podstawie preliminarzy złożonych przez Koła Naukowe Prezydium Rady Kół Naukowych, porównywanie propozycji wszystkich Kół Naukowych i ustalanie dla poszczególnych Kół przydziału środków, które mogą wykorzystać w danym roku kalendarzowym.
  10. Po dokonaniu podziału lub przyznaniu środków z funduszu rezerwowego, Prezydium Rady Kół Naukowych ma obowiązek niezwłocznie przedstawić Dziekanowi plan podziału celem jego zatwierdzenia.
  11. Zwoływanie posiedzeń Zgromadzenia Prezesów, nie rzadziej niż raz w miesiącu w ciągu roku akademickiego. Przewodniczący informuje o tym uczestników Zgromadzenia Prezesów z tygodniowym wyprzedzeniem, podając w e-mailu porządek obrad.
  12. Członkowie Prezydium Rady Kół Naukowych są zobowiązani do udzielenie Komisji Rewizyjnej pisemnych wyjaśnień w terminie 14 dni od daty pisemnego wystąpienia o nie Komisji Rewizyjnej.
  13. Poświadczanie działalności w Kole dla potrzeb programu Erasmus.
  14. Udział w rejestracji nowych Kół.
  15. Czuwanie nad prawidłowy wydatkowaniem środków finansowych przyznanych przez Dziekana WPiA UW.

3. Jak często odbywają się Zgromadzenia Prezesów RKN-u? Kto w nim może uczestniczyć?

Zgodnie z Regulaminem RKN, Zgromadzenia Prezesów odbywają się w ciągu roku akademickiego nie rzadziej niż raz w miesiącu (art. 24 ust. 1 Regulaminu RKN) . Zgromadzenia Prezesów zwoływane są przez Przewodniczącego RKN-u. Zgromadzenie Prezesów może być również zwołane przez grupę co najmniej 3 członków Zgromadzenia Prezesów z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem – w przypadku gdy nie zostanie Zgromadzenie Prezesów zwołane zgodnie z obowiązkiem zawartym w art. 24 ust. 1 Regulaminu RKN – w tej sytuacji Zgromadzeniu przewodniczy osoba wyznaczona przez zwołujących.

Co istotne, Zgromadzenie Prezesów ogłasza się z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem w drodze wiadomości e–mail, podając porządek obrad (art. 24 ust. 4 Regulaminu RKN) – obowiązek w tym względzie spoczywa na Przewodniczącym RKN.

4. Czym zajmuje się Komisja Rewizyjna RKN-u?

Komisja Rewizyjna RKN, w składzie 3 osób, czuwa nad realizacją uchwał Zgromadzenia Prezesów oraz uchwał Prezydium Rady Kół Naukowych, a także przedstawia Zgromadzeniu Prezesów ocenę działalności Prezydium Rady Kół Naukowych pod względem legalności, rzetelności i celowości.

Na podstawie dokonanej pisemnej oceny Komisja Rewizyjna składa wniosek w przedmiocie udzielenia absolutorium członkom ustępującego Prezydium Rady Kół Naukowych na posiedzeniu wyborczym. W ramach czynności kontrolnych Komisja ma prawo wglądu do wszelkich dokumentów Prezydium Rady Kół Naukowych, może także żądać wyjaśnień. Wszelkie czynności wykonywane przez Komisję Rewizyjną muszą zakończyć się pisemnym raportem i zostać przedstawione Zgromadzeniu Prezesów najpóźniej w terminie 14 dni od zakończenia czynności, jednakże nie później niż miesiąc od rozpoczęcia kontroli.

Kadencja Komisji Rewizyjnej upływa z końcem listopada każdego roku. W październiku tego samego roku dokonuje się wyboru nowego składu Komisji Rewizyjnej.

5. W jaki sposób Koło może otrzymać środki finansowe od RKN-u?

Koło może otrzymać środki finansowe od RKN, gdyż Rada dysponuje budżetem pochodzącym od Dziekana WPiA UW. W tym celu RKN przeprowadza co najmniej jeden podział na początku roku budżetowego (lata kalendarzowe). W terminie ustalonym przez Prezydium RKN organizacje mogą składać preliminarze wydatków na dany okres czasu (np. na najbliższy rok budżetowy). W preliminarzu trzeba zawrzeć tytuł organizowanego przedsięwzięcia wraz z data realizacji projektu, wnioskowaną kwotę oraz uzasadnić wniosek. RKN rozpatrując preliminarze w ramach podziału może przyznać organizacji pewną kwotę pieniędzy, choć nie ma obowiązku uwzględnienia preliminarza w całości.

Do rozliczenia przyznanych środków konieczne jest posiadanie faktur VAT (nabywcą towaru/usługi jest Uniwersytet Warszawski) podpisanych przez Prodziekana ds finansowych WPiA UW. Dokładne informacje na ten temat podaje Prezydium RKN przy organizacji podziałów.

6. Jakie inne rodzaje wsparcia oferuje RKN?

Poza wsparciem finansowych RKN jest w stanie pomóc organizacjom w wielu innych kwestiach:

  • reprezentuje organizacje przed Dziekanem WPiA UW,
  • składa za nie sprawozdanie z zeszłorocznej działalności oraz plan działalności na kolejny rok akademicki do Wydziałowego Zespołu Zapewniania Jakości Kształcenia na WPiA UW,
  • pomaga w kwestiach organizacyjnych, ułatwia kontakty z władzami Wydziału, Uniwersytetu (choćby przy sprawozdaniach z działalności),
  • organizuje targi kół naukowych, wspierając promocję ruchu naukowego na WPiA UW,
  • realizuje różne kompetencje władz Wydziału w stosunku do organizacji, przez co może pomóc w uzyskaniu wielu decyzji,
  • dba o rozwój ruchu naukowego na WPiA UW,
  • dba o kontakty z innymi organizacjami spoza wydziału (choćby kwestia zjazdów kół naukowych),
  • doradztwo w kwestiach regulaminowych oraz finansowych,
  • inne kwestie, które nie są sprzeczne z regulaminem RKN oraz przepisami uniwersyteckimi na mocy domniemania kompetencji.

7. Kto odpowiada za stronę internetową RKN-u?

Strona jest tworzona całym wysiłkiem Prezydium RKN oraz kół naukowych. Za kwestie merytoryczne odpowiada wiceprzewodniczący Prezydium, Aleksander Jakubowski, zaś za kwestie techniczne – Adam Klimowski.


2. Finanse i dofinansowania

1. Co to jest preliminarz?

Preliminarz to zestawienie planowanych wydatków organizacji na pewien okres czasu (np. rok budżetowy), o pokrycie których organizacja wnioskuje. Wzór preliminarza określa Prezydium RKN, a jeżeli tego nie zrobi, obowiązuje wzór wniosku o dofinansowanie przez Radę Konsultacyjną ds. Studenckiego Ruchu Naukowego.

Preliminarz musi mieć uzupełnione wszystkie wymagane rubryki, a w szczególności musi być podpisany przez prezesa organizacji, podpisany przez opiekuna organizacji oraz musi się na nim znaleźć pieczątka instytutu, w którym pracuje opiekun organizacji. Szczegóły dotyczące wypełniania, terminu i sposobu składania preliminarza podaje Prezydium RKN za każdym razem, gdy organizuje podział.

2. O jak dużą sumę środków pieniężnych może ubiegać się Koło?

Koło Naukowe przy pierwszym zasadniczym podziale, podczas którego rozplanowywane zostaje 70% środków przeznaczonych na ruch naukowe przez Dziekana, może ubiegać się o kwotę nie większą niż 10% środków przeznaczonych przez Dziekana w danym roku budżetowym na studencki ruch naukowy. Jednakże także w trakcie roku akademickiego Koła mogą składać wnioski o dofinansowanie na konkretne działania, jak też zorganizowany może zostać przez Prezydium RKN dodatkowy podział.

3. Jak wyglądają kwestie praktyczne (proceduralne) po przyznaniu środków?

Po przyznaniu przez Prezydium RKN dofinansowania od Dziekana, można je wykorzystać na cel wskazany w preliminarzu do wysokości przyznanej kwoty.

Na wstępie należy się udać do Prodziekan ds. Finansowych, dr Elżbiety Łojko, po zgodę na wydatkowanie przez Wydział środków na przyznany cel w preliminarzu. Następnie należy po realizacji zamówienia (na towar/ usługę itp.) ,wziąć rachunek (w formie faktury) i udać się z nim do sekcji ekonomiczno-finansowej Wydziału (mieszczącej się aktualnie na ul. Solec 48, 2 piętro, pokoje 205, 206 i 210) celem opłacenia faktur. Tam też można dowiedzieć się szczegółów w kwestii rozliczenia. Wcześniej należy skserować rachunek w co najmniej 2 egzemplarzach dla potrzeb Koła oraz rozliczenia finansowego z RKN. Dokładna procedura znajduje się na stronie RKN WPiA UW.

Po złożeniu należy niezwłocznie złożyć sprawozdanie merytoryczne i rozliczenia finansowe celem dotrzymania 30 dniowego terminu.

4. Co to jest „zasada jawności finansów” RKN oraz „zasada sprawozdawczości”?

Zasada jawności finansów zapisana została w art. 38 ust 1. Regulaminu Rady Kół Naukowych (uchwała z dnia 5 maja 2009 r.) i oznacza, że dane o wszelkich środkach otrzymywanych zarówno przez RKN, jak i koła naukowe (od RKN-u), są powszechnie dostępne w możliwie łatwej do dotarcia formie. Z zasady tej wynika m.in. publikowanie zestawień finansowych, obejmujących stan środków znajdujących się w dyspozycji poszczególnych kół, oraz informacji o wielkości funduszy RKN w danym okresie. Również zrzeszone w RKN-ie Koła zobowiązane są do prowadzenia jawnej gospodarki finansowej, która winna być bacznie badana przez ich Komisje Rewizyjne.

Z zasadą jawności finansów związana jest zasada sprawozdawczości (art. 12 Uchwały Zgromadzenia Prezesów nr 3/2009 o szczegółowym trybie dysponowania środkami przyznanymi przez Dziekana WPiA UW na studencki ruch naukowy). Zgodnie z nią, ze wszelkich otrzymanych od Dziekana poprzez RKN dofinansowań na określone działania konieczne jest sporządzenie sprawozdań merytorycznych i finansowych. O szczegółach realizacji tej zasady w poniższych pkt. FAQ.

5. Co to jest rozliczenie merytoryczne i finansowe projektu? Jak je zrobić?

Rozliczenie merytoryczne i finansowe są to rozliczenia wymagane w art. 12. Uchwały Zgromadzenia Prezesów nr 3/2009 o szczegółowym trybie dysponowania środkami przyznanymi przez Dziekana WPiA UW na studencki ruch naukowy, wynikające z realizacji zasady sprawozdawczości i jawności finansów RKN. Rozliczenia merytoryczne i finansowe należy sporządzać z każdego projektu na który przyznane zostało wsparcie finansowe Dziekana poprzez Prezydium RKN-u, niezależnie od wysokości kwoty wsparcia. Koło Naukowe ma na złożenie sprawozdania merytorycznego i finansowego 30 dni od zakończenia projektu.

Wzór sprawozdania merytorycznego i rozliczenia finansowego określa uchwała Prezydium RKN-u – zaś w jego braku, sprawozdanie przygotowuje Koło w sposób dowolny. W sprawozdaniu merytorycznym powinny zostać zawarte następujące elementy:

  1. Opis realizacji projektu wg jego założeń.
  2. Osiągnięte sukcesy wraz z zaznaczeniem ilości uczestników i znaczeniem danego wydarzenia dla:
    • nauki,
    • Wydziału
    • ruchu naukowego.
  3. Przedstawienie elementów projektu zaznaczonych we wniosku, których nie udało się osiągnąć.
  4. Wykaz patronów medialnych, patronatów, instytucji wspierających itd.
  5. Podpis Prezesa.

W rozliczeniu finansowym powinno zostać zawarte:

  1. Wyczerpujące przedstawienie wydatków oraz źródeł środków pieniężnych na projekt (dofinansowanie, sponsorzy, składki), najlepiej w formie tabelarycznej.
  2. Wszelkie potrzebne kopie dokumentów (faktury, paragony itd.).
  3. Opinię Komisji Rewizyjnej Koła, a w przypadku jej braku – podpis opiekuna Koła pod rozliczeniem finansowym.
  4. Wskazanie osoby odpowiedzialnej za rozliczenie projektu z Sekcją Finansową WPiA UW.
  5. Podpis Prezesa Koła.

Sprawozdanie merytoryczne oraz rozliczenie finansowe może być sporządzone w jednym dokumencie, byleby istniała możliwość odróżnienia obu części dokumentu.

6. Do kiedy muszę zrobić sprawozdanie merytoryczne i rozliczenie finansowe projektu?

Rozliczenie (sprawozdanie) merytoryczne i finansowe należy złożyć w ciągu 30 dni od daty zakończenie projektu, na który została przyznana określona kwota pieniężna. Datą końcową jest data wskazana w preliminarzu lub wniosku finansowym do Prezydium jako data końcowa. Data zakończenia projektu może oczywiście zostać przesunięta, lecz należy o tym pisemnie zawiadomić Prezydium. W innym wypadku Prezydium liczyć będzie termin od wskazanej we wniosku/preliminarzu daty, zaś po upływie 30 dni od niej, w przypadku nieprzekazania rozliczenia merytorycznego i finansowego, zobligowane jest do zastosowania sankcji o których mowa poniżej. Sprawozdanie finansowe winno zawierać wszystkie związane dokumenty (skserowane faktury/paragony itd.).

Termin 30-dniowy ma charakter terminu zawitego. Istnieje możliwość jego przywrócenia w uzasadnionych przypadkach. Po upływie 30-dniowego terminu można złożyć sprawozdanie i rozliczenie finansowe wraz z wnioskiem o przywrócenie terminu. Pozytywne rozpatrzenie podania o przywrócenie terminu przez Prezydium powoduje ustanie skutków związanych z niedochowaniem terminu.

Po złożeniu sprawozdania Koło, może zostać poproszone przez Prezydium o jego niezwłoczne uzupełnienie, poprawienie bądź wytłumaczenie pozycji sprawozdania. Niepełne i błędne sprawozdanie i rozliczenie, jeśli nie będą poprawione i uzupełnione na wniosek Prezydium, zostaną przez Prezydium odrzucone, co wywołuje skutki jak dla niezłożenia sprawozdania i rozliczenia.

7. Co się stanie, jeśli nie zrobię rozliczenia projektu w terminie?

W przypadku niezłożenia rozliczenia projektu (sprawozdania merytorycznego i rozliczenia finansowego projektu), uzasadnionego nie przyjęcia rozliczenia przez Prezydium RKN lub nie złożenia rozliczenia lub uzupełnienia rozliczenia w wymaganym terminie, Prezydium Rady Kół Naukowych jest zobligowane, na podstawie art. 12 ust. 2 Uchwały o szczegółowym trybie dysponowania środkami przyznanymi przez Dziekana WPiA UW na studencki ruch naukowy, do niedopuszczenia danego Koła do uczestniczenia w podziale środków w kolejnym roku budżetowym lub zawieszenia przyznanych środków finansowych w danym roku budżetowym – decyzje w tym przedmiocie podejmuje w drodze uchwały Prezydium.


3. Koła: rejestracja i ustrój

1. Jak zarejestrować Koło na WPiA UW? Wiadomości ogólne

Koło Naukowe, jak każda organizacja studencka, jest rejestrowane przy Rektorze Uniwersytetu Warszawskiego. To Rektor UW jest organem odpowiedzialnym za prowadzenie rejestru uczelnianych organizacji studenckich. Podstawowe akty normatywne regulujące tryb rejestracji organizacji studenckich:

Zgodnie z powyższymi przepisami, Rektor UW prowadzi Wykaz Kół Naukowych i Artystycznych w którym rejestruje się wszystkie uczelniane organizacje studenckie, w tym także koła naukowe.

2. Wymogi do założenia organizacji studenckiej z siedzibą przy WPiA UW

Kontakt z RKN
Rada Kół Naukowych Wydziału Prawa i Administracji to dobrowolne porozumienie kół naukowych działających przy Naszym Wydziale. Jednakże mocą zarządzeń Dziekana WPiA UW, RKN zyskał pewne kompetencje w zakresie funkcjonowania kół naukowych zarejestrowanych przy WPiA UW. Jednym z nich jest wniosek RKN do Dziekana WPiA UW na wyrażenie pozytywnej opinii w sprawie wniosku studentów o zarejestrowanie uczelnianej organizacji studenckiej. Lapidarnie rzecz ujmując, RKN bada wniosek, rozpatruje go i jeżeli wyda pozytywną opinię, wtedy Dziekan podpisuje wniosek, co jest wymogiem koniecznym do zarejestrowania organizacji.

Dokumenty dla RKN
Rada Kół Naukowych do zbadania wniosku potrzebuje następujących dokumentów:

  • wypełnionego wniosku o zarejestrowanie uczelnianej organizacji studenckiej (załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 17 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 4 maja 2007 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu rejestracji uczelnianych organizacji studenckich i uczelnianych organizacji doktorantów na Uniwersytecie Warszawskim),
  • listy członków–założycieli wraz z numerami telefonów i adresami e-mail (może to być dodatkowa kopia wniosku),
  • projektu regulaminu organizacji,
  • opinii opiekuna organizacji (wymagany co najmniej stopień naukowy doktora) o celowości założenia organizacji,
  • co najmniej półrocznego planu działalności.

Rozpatrywanie wniosku
RKN badając wniosek może wezwać członków–założycieli do odpowiedzi na pytania Prezydium RKN, do naniesienia koniecznych poprawek do projektu Regulaminu do uzasadnienia konieczności założenia organizacji, do przedstawienia perspektyw przyszłej działalności, itp. RKN musi zbadać, czy zakres działania organizacji nie pokrywa się z zakresem działania innej organizacji. W przypadku, gdy istnieje organizacja studencka zajmująca się tą samą lub bardzo zbliżoną tematyką, RKN wydaje negatywną opinię.

Po rozpatrzeniu i wyrażeniu opinii RKN podejmuje dalsze działania. Gdy jest to opinia negatywna, informuje się o tym członków – założycieli. Opinia dostarczana jest Prodziekanowi ds. naukowych WPiA UW oraz do członków – założycieli; na prośbę tych ostatnich zwracane są złożone uprzednio dokumenty.
Gdy opinia jest pozytywna, RKN całość dokumentów dostarcza Prodziekanowi ds. naukowych WPiA UW (oczywiście informując o tym członków założycieli) i po uzyskaniu pozytywnej opinii Prodziekana, dostarcza dokumenty do Biura Spraw Studenckich, które zajmuje się rejestracją, zgodnie z § 2 ust. 3 przedmiotowego zarządzenia. Po uzyskaniu zgody Prorektora ds. studenckich UW, organizacja zostaje wpisana do rejestru (wpis konstytutywny – powstanie organizacji z chwilą wpisu do rejestru).

3. Obowiązki organizacji studenckich

  • względem Rektora
    • pisemne poinformowanie Rektora o zmianach regulaminu organizacji oraz składu zarządu organizacji w terminie 14 dni od zmiany. Wymaga się dołączenie protokołu z obrad walnego zgromadzenia członków organizacji,
    • składanie corocznego sprawozdania z działalności w minionym roku kalendarzowym (corocznie do 31 stycznia roku następującego, czyli do 31.01.2010 organizacja ma obowiązek złożyć sprawozdanie za rok 2009),
    • w przypadku korzystania z przyznanych środków finansowych, organizacja zobowiązana jest do złożenia organowi, który środki przyznał, Rektorowi oraz opiekunowi sprawozdania i rozliczenia z przyznanych środków; w praktyce składa się sprawozdanie do RK jako organu działającego w imieniu Rektora UW.
  • względem Wydziału
    • praktycznie egzekwowanie zobowiązań organizacji względem Wydziału zostało przekazane RKN,
    • organizacje nie zrzeszone w RKN do 15 listopada zobowiązane są do złożenia sprawozdania z działalności w minionym roku akademickim i programu działalności na kolejny rok akademicki.
  • względem RKN
    • informowanie Prezydium RKN o zmianach w zarządzie organizacji oraz zmianie statutu organizacji,
    • składanie kopii sprawozdania z działalności składanego Rektorowi UW,
    • składanie planu działalności w przyszłym roku akademickim,
    • złożenie sprawozdania merytorycznego i rozliczenia finansowego,
    • obecność na posiedzeniach Zgromadzenia Prezesów RKN,
    • wykonywanie decyzji RKN nałożonych na organizację w sposób zgodny z Regulaminem RKN.

4. Co to są „koła widma”?

„Koła widma” to koła formalnie istniejące, zarejestrowane przy Wydziale Prawa i Administracji UW, lecz realnie niedziałające, pozostające bądź w uśpieniu (brak struktur i ludzi), bądź posiadające władze (Zarząd, Prezesa), lecz nie organizujące żadnych eventów i spotkań. W celu „przywrócenia do życia” takiego koła (zamiast powoływania nowego o podobnej tematyce) należy skontaktować się z Prezydium RKN-u. Wykaz kół znajduje się na stronie Rady Kół Naukowych UW.

5. Co zawiera Regulamin (standardowy) Koła?

Wymagania dotyczące treści Regulaminu Koła określa Zarządzenie nr 17 Rektora UW z dnia 4 maja 2007 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu rejestracji uczelnianych organizacji studenckich i uczelnianych organizacji doktorantów na Uniwersytecie Warszawskim.

W § 3 ust. 3 stwierdza się, że:

Regulamin powinien określać:

  1. nazwę i siedzibę organizacji,
  2. cele oraz sposoby ich realizacji,
  3. zasady nabywania i utraty członkostwa,
  4. sposób powoływania władz organizacji, zakres ich kompetencji oraz czas trwania kadencji,
  5. sposób reprezentacji organizacji,
  6. tryb uchwalania regulaminu i jego zmian,
  7. tryb podjęcia decyzji o rozwiązaniu organizacji.

Do powyższego Zarządzenie dodano Załącznik nr 2. Regulamin Uczelnianej Organizacji Studenckiej Uniwersytetu Warszawskiego (wzór), który zawiera przykładowy Regulamin Koła.

Regulamin musi zawierać wspomniane wyżej elementy, jednak sposób ich unormowania oraz wszystkie dodatkowe elementy pozostają do swobodnego ustalenia przez Koło. Nie trzeba kopiować postanowień przykładowego Regulaminu zawartego we wspomnianym Załączniku. Wynika to z autonomii, jaką koła mają zagwarantowane na mocy ustawy prawo o szkolnictwie wyższym.

6. Co to jest zarząd Koła, co to jest komisja rewizyjna?

Zarząd organizacji to organ wykonawczy do którego zadań należy wykonywanie statutu organizacji, uchwał walnego zgromadzenia członków organizacji oraz wszystkich innych zadań niezastrzeżonych dla kompetencji innych organów. Z reguły organ 3- lub 5- osobowy. Liczebność oraz inne kwestie z nim związane organizacja reguluje w swoim regulaminie.

Komisja rewizyjna to organ kontrolny w organizacji, wpisany w Statucie Koła. Z reguły głównym zadaniem jest kontrola finansowa koła, choć regulamin może nałożyć tutaj także inne obowiązki lub kompetencje, jak choćby opiniowanie zmian w regulaminie, wydawanie opinii w sprawie wyrażenia absolutorium zarządowi organizacji itd. Z reguły organ 3- osobowy. Regulamin organizacji powinien enumeratywnie wymienić kompetencje tego organu. Sprawozdanie Komisji Rewizyjnej można dołączyć do sprawozdania rocznego do RKN.


4. Praktyka

1. Jak skutecznie zarządzać Kołem?

Każde Koła działa we właściwy sobie sposób. Jednak istnieją pewne cechy wspólne. Należy zadbać o odpowiedni podział zadań zgodny z klasycznymi zasadami zarządzania (zakładając iż Koło liczy więcej aktywnych członków, niż Zarząd i Komisja Rewizyjna). Prezes powinien skupić się na koordynacji wszystkich projektów i unikać załatwiania wszystkiego na własną rękę, ponieważ po pierwsze nie pozwala angażować się wtedy w prace Koła innym członkom, po drugie w końcu nie udźwignie wszystkich obowiązków. Warto odpowiednio dobrać pozostałe osoby do Zarządu, które będą miały jasno podzielone zadania, np. sekretarz dba o finanse, wiceprezes odpowiada za przygotowanie jakiejś konferencji, jedna osoba od spraw informatycznych i technicznych etc.

Na członkach Zarządu powinien spoczywać realny ciężar zarządzania poszczególnymi projektami, co czynią po konsultacjach z Prezesem, który wytycza kierunki prac. Do każdego projektu należy włączyć członków i sympatyków Koła by mieli okazje się z Kołem utożsamić oraz wziąć na siebie część odpowiedzialności. Tak powstaje co najmniej trójszczeblowa struktura: Prezes – Zarząd – członkowie i sympatycy. Wtedy Prezes komunikuje się z Zarządem, a poszczególni członkowie Zarządu z członkami zaangażowanymi w projekty, które oni koordynują. Ponieważ ryba psuje się od głowy, kluczowa jest jedność i zgoda w gronie Zarządu. Sprawdzają się cotygodniowe spotkania Zarządu, najlepiej przy kawie lub na obiedzie, gdzie można przedyskutować bieżące sprawy oraz strategiczne sprawy Koła oraz zacieśnić przyjaźnie między członkami Zarządu. Poszczególni członkowie Zarządu już we właściwy dla projektu sposób komunikują się z członkami i sympatykami Koła. Podsumowując kluczowa wydaje się zasada delegacji: to czego nie musisz robić osobiście, proś innych.

2. Rola Opiekuna Koła. Czy może być kilku Opiekunów?

Rola Opiekuna jest niezmiernie ważna dla każdego Koła. Po pierwsze, w rozwoju naukowym członków, gdyż to właśnie Opiekun może doradzić i pomóc w przygotowaniu referatu, artykułu, doborze gości na konferencję lub spotkanie oraz doradzić dobór ścieżki kariery naukowej. Po drugie, Opiekun może znacząco pomóc w sprawach organizacyjnych i finansowych Koła, znając na Wydziale wiele osób, może wesprzeć pewne przedsięwzięcia, a jego podpis jest konieczny na wszystkich ważnych dokumentach Koła (wnioski do Rady Konsultacyjnej, Preliminarz dla Rady Kół Naukowych WPiA, coroczne sprawozdania dla Rektora, etc.). Po trzecie wreszcie, co wydaje się najważniejsze, Opiekun może pomóc w naszym rozwoju osobistym. Jako osoba starsza i doświadczona może pełnić niejako rolę starszego brata/siostry lub po latach nawet przyjaciela.

Dlatego istotne jest, by Opiekun nie był jedynie Opiekunem „papierkowym”, lecz był realnie zaangażowany w prace Koła. Co więcej warto, aby przynajmniej członkowie Zarządu mieli z Opiekunem bliski i zażyły kontakt oraz łatwy i szybki dostęp. Oczywiście wymaga to wysiłku Zarządu, ale także sam Opiekun musi chcieć pomóc. To wszystko pozwala realizować wspomniane wcześniej 3 powody dla których Opiekun jest w Kole ważny (szczególnie powód trzeci).

Tak więc Opiekunów może być kilku i może być to korzystne. Nie ma tu żadnych ograniczeń poza zdrowym rozsądkiem.

3. Jak zapewnić „długowieczność” Koła?

Ważne, aby w ogóle taki cel sobie postawić, ponieważ wiele Kół powstało z myślą tylko i wyłącznie o doraźnych celach członków założycieli.

Środki do osiągnięcia tego celu są podobne jak przy przyciąganiu nowych członków do Koła. Poza głównym obszarem zainteresowań naukowych, który oczywiście jest ważny i powinien być interesujący dla studentów, muszą być również spełnione inne warunki. Ważne by stworzyć koleżeńską atmosferę wśród członków Koła, czyli budować mikro-społeczność na Wydziale. Sprzyja również dbałość o zachowanie rocznych terminów upływu kadencji władz Koła. Oczywiście poszczególne osoby mogą pełnić funkcje w Kole dłużej niż 1 rok, ale niekorzystna jest często spotykana tendencja, iż jedna lub kilka osób pełni swoje funkcje do momentu ukończenia studiów, co nie pozwala płynnie i regularnie angażować kolejnych członków Koła i powierzać im funkcje w Zarządzie. Brak wtedy tak zwanego „krążenia elit”; następuje skostnienie struktury Koła. Lepiej jeżeli studenci V roku pełnić będą rolę mentorów. Oczywiście istotna jest tu także rola Opiekunów, którzy również powinni patrzeć na Koło i jego plany w dłuższym horyzoncie czasu oraz służyć swoim czasem i radą członkom Koła.

Kiedy Koło funkcjonuje już co najmniej kilka lat, może dojść do pożądanej sytuacji, kiedy to byli członkowie Koła zostaną na Wydziale w charakterze pracowników naukowych. Wpierw jako doktoranci mogą służyć swoim doświadczeniem, a później jako doktorzy, mogą stać się kolejnymi Opiekunami Koła. Ciągłość i długowieczność pomaga również zapewnić część spotkań Koła o charakterze otwartym. Z punktu widzenia pracy naukowej, część spotkań może i powinna odbywać w grupie członków Koła, jednak musi istnieć możliwość dopływu kolejnych członków, dlatego Koła nie powinno zamykać się.

4. Jak przyciągnąć nowych członków do Koła?

Kiedy Koło jest dobrze zarządzane, jest aktywne i posiada wiele projektów oraz realizuje warunki zapewnienia długowieczności, kolejni członkowie na pewno będą napływali. Jednak kluczowe wydaje się podkreślenie roli Koła jako społeczności, grona znajomych i przyjaciół, w czym udział brać powinni Opiekunowie, ponieważ to tworzy wyjątkową tożsamość danego Koła. Oczywiście tematyka, którą zajmuje się Koło może być niszowa, lecz nie może być zbyt wąska. Pomocne są wyjazdy, szczególnie obozy integracyjne oraz udział imprezach o większej skali, np. Targi Kół Naukowych. Jak to w życiu, ważny jest osobisty przykład i wzór, a więc zapraszanie i zachęcanie swoich znajomych z Wydziału do wzięcia udziału w pracach naszego Koła.

5. Co zrobić, jeśli inne Koło Naukowe podejmuje działania wchodzące w zakres tematyczny mojego Koła? Czy mogę temu jakoś przeciwdziałać?

Zasadnicza odpowiedź, jeśli nie jest to działanie sprzeczne ze Statutem Koła, brzmi: nie. Brak możliwości nałożenia sankcji na Koło „wchodzące” w kompetencje innego wynika z zasady zdrowej rywalizacji Kół – jeśli oba Koła pragną realizować dany temat, konkurencja między nimi może przynieść dla nauki i ruchu naukowego korzyści.

Każda organizacja studencka jest w pewnym sensie autonomiczna. Sama decyduje o swoim statucie i planach działalności – jest to jeden ze sposobów realizacji swobody zrzeszania się.

W przypadku zaistnienia konfliktu w zakresie działalności między Kołami, Prezydium RKN może zwołać spotkanie Prezesów lub innych upoważnionych przedstawicieli będących w sporze Kół, celem polubownego załatwienia sporu. W przypadku niemożności rozwiązania konfliktu w ten sposób, Prezydium może zwrócić się o podjęcie działań do opiekuna Koła, zwłaszcza Koła działającego wbrew Statutowi w zakresie tematycznym innego Koła.

Jeśli i te starania nie dadzą rezultatu, Prezydium może poinformować o nieprawidłowym postępowaniu Koła Zgromadzenie Prezesów oraz władze Wydziału. Wreszcie Prezydium może wziąć działalność konfliktogenną Koła pod uwagę podczas przyznawania środków finansowych.

Ostatecznym rozwiązaniem, dopuszczalnym w wyjątkowej sytuacji, jest zwrócenie się przez Prezydium RKN-u do Rektora o poddanie na Senacie UW pod głosowanie uchwały rozwiązującej Koło Naukowe, działające wbrew swojemu Statutowi i dobrym obyczajom.

6. Jak skutecznie zaprosić gościa na spotkanie Koła?

Obowiązują tutaj wszelkie dobre obyczaje i savoir-vivre, które powinny być powszechnie znane.

Warto zaprosić gościa z odpowiednim wyprzedzeniem; w zależności od osoby oraz rangi przedsięwzięcia – od tygodnia do niemalże rocznego wyprzedzenia. Często przydaje się rekomendacja, np. Opiekuna, który, jeżeli jest gościowi znany, może skłonić go do przyjęcia zaproszenia. Należy odpowiednio wcześnie poinformować o miejscu i godzinie spotkania, ustalić temat oraz ewentualne materiały, z którymi członkowie powinni się zapoznać przed spotkaniem. Aby uniknąć niespodzianek, warto kilka dni przed spotkaniem potwierdzić chęć przybycia gościa.

7. Czy organizacja obozu/wyjazdu przez Koło to trudna sprawa? Co zrobić, by się udało?

Każdy wyjazd jest przedsięwzięciem trudniejszym niż zwykłe spotkanie Koła oraz wymagającym zdolności organizacyjnych członków Koła.

Najpierw należy zdefiniować cel wyjazdu: integracyjny, naukowy lub najlepiej integracyjno-naukowy. Należy zadbać o dogodne miejsce, transport oraz zachęcić potencjalnych uczestników wyjazdu, w czym pomóc może dofinansowanie, co obniży koszty poniesione przez uczestników. Jednak kluczowe są nie technikalia, lecz meritum, czyli plan i uczestnicy wyjazdu. Dobrą atmosferę należy budować przez integrację uczestników, wspólne spotkania, wycieczki, posiłki etc. Plan warto różnicować oraz zadbać o odpowiednią ilość czasu wolnego. Wcześniej należy zaprosić potencjalnych gości, np. naukowców oraz zaplanować plan prac, np. wygłoszone referaty, wspólne warsztaty, etc.

8. Jak wynająć salę na terenie Uniwersytetu/Wydziału?

Sale w gestii WPiA UW:

  • Sekcja Obsługi Komputerów – p. Grażyna Stępień – pokój 3.06 w Collegium Iuridicum III
    • Collegium Iuridicum I (po remoncie)
    • Collegium Iuridicum II
    • Collegium Iuridicum III
    • Stary BUW – II piętro
    • Budynek wynajęty przez WPiA UW – ul. Nowy Świat 69

Sale ogólnouniwersyteckie:

  • w gestii Kanclerza:
    • Sekretariat Kanclerza – p. Jolanta Jasińska – pokój 16 w Pałacu Kazimierzowskim
      • Sale w Pałacu Tyszkiewiczów-Potockich (sala Balowa i Bilardowa)
      • Sala Senatu
      • Sala Złota
  • w gestii Rektora:
    • Biuro Spraw Studenckich; Sekcja Toku Studiów – p. Wanda Drażan – pokój 21 w Pałacu Kazimierzowskim
      • Sala im. Brudzińskiego
      • Aula w starym BUW-ie
      • Aule w Audytorium Maximum

Dodaj komentarz